Orderbericht

Versie: Procesbeschrijving SALES005 v1.0

Met het orderbericht plaatst de afnemer een bestelling bij de leverancier. In het orderbericht kunt u alle informatie vermelden die nodig is om goederen of diensten te bestellen. U geeft alleen de ‘transactiespecifieke’ gegevens door. Op deze wijze kan het orderbericht relatief eenvoudig blijven. Met het orderbericht kunt u een eerder verstuurde order niet wijzigen of laten vervallen.

1 Algemene spelregels

De volgende regel geldt voor alle scenario's:

• We gaan er van uit dat een order volledig wordt uitgeleverd;

• Conform order leveren wil zeggen dat de leverancier kan leveren:

  • De gevraagde artikelen;
  • In de gevraagde hoeveelheid;
  • Op de gewenste datum(s)/tijd(en);
  • Op de juiste plaats;

• In het geval de leverancier niet conform de order kan leveren wordt bilateraal afgestemd hoe hier mee om te gaan. Dit kan resulteren in:

  • Uitleveren wat de leverancier op het gevraagde tijdstip kan leveren;
  • Doormiddel van deelleveringen (een deel van) de order voldoen;
  • Het leveren van een vervangend artikel;
  • Het wijzigen van de leverdatum of-tijd;

• Het communiceren van wijzigingen gebeurd door middel van het orderbevestigingsbericht, voor de spelregels van het orderbevestigingsbericht;

• We gaan uit van één order, voor één afleverlocatie. Dit vereenvoudigt de verwerking van berichten in applicaties en maakt ook de koppeling naar facturen en verzendberichten/pakbonnen eenvoudiger. In de praktijk betekent deze regel dat voor elke (afwijkende) locatie een aparte order wordt aangemaakt.

2 Uitwisseling ordergegevens

Onder ordergegevens vallen de processen waarmee afnemer en leverancier de specifieke leverhoeveelheden en levertijdstippen vaststellen. Afnemer en leverancier moeten gezamenlijk een proces afspreken waarmee de vraag of behoefte bij de afnemer tijdig kan worden bepaald en vervuld. Vooraf wordt in een samenwerkingsovereenkomst vastgelegd of zij met of zonder deellevering werken.

Onder een deellevering verstaan we dat per levering slechts een deel van hetgeen besteld is wordt geleverd. Per order kunnen zij besluiten één van beide scenario's in te zetten. Hiermee zijn de volgende scenario’s te identificeren:

• 'Bestellen; deellevering niet toegestaan’;
• 'Bestellen; deellevering toegestaan'.

Verschil tussen scenario’s ligt in de afspraak of door de leverancier meerdere leveringen per order mogen plaatsvinden.

3 Scenario: deellevering niet toegestaan

In dit scenario leidt elke order tot één levering. Deelleveringen zijn daarmee niet toegestaan.

Figuur 1 - Berichtsamenhang waarin elke order tot één levering leidt

3.1 Spelregels voor de order bij het scenario 'Bestellen: deellevering niet toegestaan'

In het scenario bestellen zonder deellevering (scenario I) gelden volgende de spelregels:

• Eén order leidt tot één levering;
• Eén order leidt tot één of meer orderbevestigingen;
• Een orderbevestiging verwijst op kopniveau naar één order;
• Indien de leverancier niet conform order kan leveren, levert hij wat hij kan leveren of wijzigt hij, conform de voorwaarden, de leverdatum/tijd;
• Overige artikelen worden niet in op een andere levering ingepland, de resterende order vervalt;
• Eén order leidt tot één verzendbericht;
• Eén verzendbericht verwijst op kopniveau naar één order;
• Eén verzendbericht leidt tot één factuur;
• Eén factuur verwijst op kopniveau naar één verzendbericht;
• Indien in één vrachtauto artikelen afkomstig van verschillende orders geleverd worden, is er meer dan één verzendbericht per vrachtauto.

Hieronder staat een voorbeeld van het scenario ‘deellevering niet toegestaan’. Dit voorbeeld gaat uit van het niet kunnen leveren van het gevraagde aantal:

1. De afnemer constateert dat de voorraad van een bepaald artikel moet worden aangevuld;
2. De afnemer stuurt een order (bijvoorbeeld 10 stuks artikel A) naar de leverancier, eventueel refererend aan een contract;
3. De leverancier vergelijkt de gevraagde hoeveelheid uit de order (10 stuks artikel A) met zijn beschikbare voorraad;
4. De leverancier blijkt slechts 8 stuks van artikel A op voorraad te hebben. De leverancier verwerkt de order in zijn systeem. Eventuele afwijkingen ten opzichte van de order - in dit geval twee stuks van artikel A - vermeldt hij in de orderbevestiging;
5. De leverancier bereidt de levering voor en indien van een besteld artikel te weinig op voorraad is, levert de leverancier alleen wat hij heeft; in dit geval dus 8 stuks van artikel A.

4 Scenario: deellevering toegestaan

In dit scenario mag de leverancier indien bilateraal afgesproken onder bepaalde voorwaarden, de order over meer dan één levering uitleveren. De artikelen die niet in de eerste levering worden geleverd, worden ingepland op een latere levering.

Figuur 2 - Berichtsamenhang waarbij order over meer dan een levering uitgeleverd wordt

Uitzondering: Indien de leverancier om welke reden dan ook niet het aantal artikelen kan leveren binnen de afgesproken voorwaarden, dan levert hij wat hij kan leveren. De resterende order vervalt. De afnemer moet de artikelen die hij niet heeft ontvangen, opnieuw bestellen.

4.1 Spelregels voor de order bij het scenario 'Bestellen: deellevering wel toegestaan'

In het scenario ‘bestellen met deellevering’ is het wel toegestaan de ontbrekende artikelen na te leveren. Hieronder volgen de spelregels voor dit scenario:

• Eén order leidt tot één of meer leveringen;
• Eén order leidt tot één of meer orderbevestigingen;
• Een orderbevestiging verwijst op kopniveau naar één order;
• Indien de leverancier niet conform order kan leveren, levert hij wat hij kan leveren.
• De overige artikelen worden in deellevering gezet;
• Eén order leidt tot één of meerdere verzendberichten;
• Eén verzendbericht verwijst op kopniveau naar één order;
• Eén verzendbericht leidt tot één factuur;
• Eén factuur verwijst op kopniveau naar één verzendbericht;
• Indien in één vrachtauto artikelen afkomstig van verschillende orders geleverd worden, is er meer dan één verzendbericht per vrachtauto.

Hieronder staat een voorbeeld van het scenario ‘deellevering toegestaan’. Dit voorbeeld gaat uit van het niet met één levering kunnen leveren van het gevraagde aantal:

1. De afnemer constateert dat de voorraad van een bepaald artikel moet worden aangevuld;
2. De afnemer stuurt een order (bijvoorbeeld 10 stuks artikel A) naar de leverancier, eventueel refererend aan een contract;
3. De leverancier vergelijkt de gevraagde hoeveelheid uit de order (10 stuks artikel A) met zijn beschikbare voorraad;
4. De leverancier stuurt een orderbevestiging naar de afnemer. In het geval dat hij 100% conform order kan leveren (10 stuks artikel A), geeft hij dit op kopniveau aan. Indien van een besteld artikel te weinig op voorraad is, levert de leverancier wat hij heeft (bijvoorbeeld 8 stuks artikel A) en geeft hij in de orderbevestiging de verschillende deelleveringen weer;
5. De leverancier bereidt de levering voor; 8 stuks van artikel A worden op het gevraagde tijdstip en afleveradres ingepland en 2 stuks van artikel A worden op een latere levering ingepland, zodat de afnemer in totaal de 10 stuks van artikel A geleverd krijgt.

5 Afroeporders

Het gebruik van afroeporders is in de bouw- en technieksector gebruikelijk. Een afnemer bestelt bij zijn leverancier een grote hoeveelheid op voorhand en laat deze in delen uitleveren op een moment dat het hij de goederen nodig heeft. Het moment van uitleveren ligt vaak niet vast op het moment van bestellen, maar wordt aangegeven door de afnemer: het afroepen. Een variant kan zijn dat de leverancier het initiatief neemt en contact zoekt met de afnemer om het levermoment te bepalen. Dit heeft op de inhoud van de berichten geen invloed.

5.1 Wat zegt de documentatie

Procesbeschrijving Transactieberichten SALES005 v1.0 geeft in hoofdstuk 7 het volgende:

Afroeporders op een raamorder kunnen worden doorgegeven door in de order het raamcontractnummer op te geven;

Binnen de beschrijving van het orderbericht op Semantic Treehouse staat het volgende over levering op afroep en contractreferenties:

DeliveryOnDemandIndicator Type: xs:Boolean
Definition: Code die aangeeft dat de order pas na afroep door de afnemer mag worden geleverd.
Path: Order/DeliveryOnDemandIndicator

ContractReference Type: :ContractReferenceType
Definition: Gegevens waarmee gerefereerd wordt aan een contract. Een contract is een commerciële afspraak tussen afnemer en leverancier, vaak inhoudende bepaalde condities en prijsafspraken, eventueel gekoppeld aan een bepaalde omzet. Denk hierbij aan projectcontracten, contracten met prijsafspraken en raamcontracten met prijs- en afname-afspraken. Weliswaar is er duidelijk verschil tussen bv. een projectcontract en een raamorder, maar in een EDI-order worden beiden gezien als een verwijzing naar een contract.
Path: Order/ContractReference

5.2 Aanwijzingen bij het gebruik van Afroeporders

Zoals uit de documentatie blijkt ziet de standaard geen onderscheid tussen de diverse contracten en wordt een afroeporder ook gezien als een raamcontract. De voorwaarden binnen een dergelijk contract vallen buiten de scope van de standaard; deze kunnen immers van leverancier tot leverancier sterk verschillen.

Het plaatsen van een raamorder (de hoofdorder) kan gebeuren met het versturen van een orderbericht door de afnemer, waarbij de DeliveryOnDemandIndicator op TRUE staat. De rest van het bericht wordt vervolgens gevuld conform standaard.

De leverancier bevestigd deze raamorder met een orderbevestiging. Deze bevestiging wijkt niet af van reguliere orderbevestigingen en verwijst naar de raamorder middels de OrderReference-structuur. Hierbij dient het BuyersOrderNumber opgegeven te worden, dit nummer wordt ook in de rest van het proces gebruikt om naar te verwijzen.

Om de bestelde goederen geleverd te krijgen verstuurd de afnemer een tweede orderbericht (de afroeporder), ditmaal zonder de DeliveryOnDemandIndicator (afwezig of FALSE), maar met een verwijzing naar een contract: het nummer van de raamorder. Deze is door de leverancier opgegeven middels de orderbevestiging van de raamorder in de OrderReference-structuur en kan dus het nummer van de leverancier (SuppliersOrderNumber) OF het nummer van de klant zijn (BuyersOrderNumber).

In deze order kunnen alleen goederen staan die in de originele raamorder zijn opgenomen. Of hoeveelheden van de raamorder overschreden mogen worden, of wat er gebeurt met restanten als de raamorder niet volledig is afgeroepen, dienen onderling afspraken gemaakt te worden. De regels van de normale orders dienen gevolgd te worden.

Voor de opvolgende afroepmomenten geldt hetzelfde als voor de eerste afroep. Deze afroeporders mogen worden verstuurd totdat de raamorder volledig is geleverd (of aan de gemaakte afspraken is voldaan). Het bijhouden van de bestelde hoeveelheden en de openstaande bestelmogelijkheid is een taak van de software van beide partijen. Dit zal, als dat gewenst is, in een dossier van de raamorder door de software zichtbaar gemaakt moeten worden.

Elke afroeporder wordt opgevolgd met een bevestiging, verzendbericht en factuur. Deze berichten zullen moeten verwijzen naar de desbetreffende afroeporder. Dan kan gematcht worden op afroeporder-niveau en als alle afroeporders geleverd zijn is ook de raamorder af te ronden. Op de raamorder zelf volgen dus géén verzendbericht en factuur. Over het wel of niet leveren van eventuele restanten en financiële verplichtingen die hieruit voortvloeien dienen op voorhand afspraken gemaakt te worden.

6 Retourorders/Terugzendingen

Het proces van terugzendingen bestaat uit het aankondigen, bevestigen, verzenden en financieel afhandelen van een terug te sturen artikel. Dit proces vindt plaats zowel rechtstreeks tussen leverancier en afnemer als in samenwerking met logistieke dienstverleners. Bij het terugsturen van artikelen zien we de volgende acties en bijbehorende transactionele berichten:

Actie	Transactie	Toelichting
Aankondigen van een terugzending door een afnemer naar de leverancier	Verzoek tot retour	Met het bericht ‘Verzoek tot retour’ meldt de afnemer aan de leverancier welke goederen (inclusief aantallen, periode en reden), de afnemer terug wil sturen. De basisregels zoals bij het orderbericht blijven gelden.
Bevestiging van het verzoek door de leverancier aan de afnemer	Bevestiging middels orderbevestiging en verwijzing naar het orderretourverzoek	Met het bericht ‘Bevestiging verzoek tot retour’ reageert de leverancier op het ‘verzoek tot retour’ van de afnemer en geeft hij aan of hij (gedeeltelijk) akkoord gaat met het ‘verzoek tot retour’, of dat hij niet akkoord gaat met het ‘verzoek tot retour’. Gebruik hiervoor de regels die gelden voor de orderbevestiging.
Informeren dat goederen gereed staan om retour te worden gestuurd	Pakbon met verwijzing naar het bevestigingsnummer en retourverzoek	Met het ‘Retourgoederenbericht’ geeft de afnemer aan welke door de leverancier bevestigde artikelen (inclusief aantallen en voorwaarden) verzendklaar staan met de SSCC(‘s) van de logistieke eenheid/eenheden. Gebruik hiervoor de procesregels die al gelden voor de pakbon.
Financieel afhandelen door de leverancier	Creditfactuur	Met de creditnota geeft de leverancier aan dat de terug te sturen goederen voor de overeengekomen afspraken gaan worden gecrediteerd. De regels van de factuur dienen gevolgd te worden.

6.1 Spelregels Retourproces

6.1.1 Welke reactietijden zijn afgesproken?

Bij het aanmaken en het verwerken van de transacties binnen het retourproces houdt u rekening met de reactietermijnen uit onderstaande afspraken. De reactietermijn gaat in op de datum van ontvangst van het bericht.

Binnen de sector hebben we de afspraak dat er adequaat gereageerd wordt op binnenkomende berichten. Indien daar geen bilaterale afspraken tussen de betrokken partijen over gemaakt zijn hanteren we 3 werkdagen als redelijk en adequaat. Wanneer u constateert dat uw handelspartner niet reageert binnen de afgesproken reactietermijn, neemt u contact op met de partij om tot afstemming te komen.

6.1.2 Annuleringen

Er zijn situaties waar u een ‘Verzoek tot retour’ of een ‘Bevestiging verzoek tot retour’ wilt annuleren.

• U bent een afnemer en u gaat niet akkoord met de bevestiging van de leverancier voor één of meerdere artikelen uit het verzoek tot retour. U heeft dan 2 opties:

• U annuleert het gehele verzoek tot retour en dient daarna een nieuw verzoek tot retour in voor de artikelen waarmee u wel akkoord bent. Maak voor dit procesafspraken hoe en via welk kanaal dit zal verlopen

• U stuurt het Retourgoederenbericht en vermeldt bij Aantal de waarde 0 (nul) voor de artikelen waarmee u niet akkoord bent en die U daarom niet terugstuurt.

• U bent een afnemer en u wilt het verzoek annuleren omdat u bijvoorbeeld de artikelen inmiddels hebt verkocht.

• U bent een leverancier en u ontvangt niet binnen 3 werkdagen het ‘Retourgoederenbericht’ als reactie op uw ‘Bevestiging verzoek tot retour’. U neemt (telefonisch) contact op met de afnemer voor het maken van een afspraak voor een nieuwe periode waarop de goederen kunnen worden opgehaald.

Er zullen afspraken gemaakt moeten worden hoe het annuleren van de Aanmelding Retourorder plaats zal vinden. Advies is om dit telefonisch te doen zodat eventuele opgestarte processen ondervangen kunnen worden.

6.1.3 ‘Verzoek tot retour’ voor een onbekend artikel

U heeft artikelen ontvangen, de vrachtbrief getekend voor ontvangst, maar de controle nog niet uitgevoerd. Dan blijkt dat de artikelen niet in uw assortiment voorkomen en niet bij u bekend zijn. Deze goederen moeten teruggezonden worden. De GS1-artikelcode van deze goederen is bij u niet bekend in het systeem en er is ook geen garantie dat op de handelseenheden en/of levernota een GS1-artikelcode is vermeld.

Afgesproken is dat u dan een ‘dummy’ GS1-artikelcode (8712345005795) vermeldt in het ‘verzoek tot retour’. Het is een nummer dat is toegekend door GS1 Nederland op haar eigen bedrijfsnummer en ook wordt beheerd door GS1 Nederland. Naast de ‘dummy’ GS1-artikelcode vermeldt u in het verzoek tot retour zoveel mogelijk informatie die van de handelseenheden kan worden ‘afgelezen’ zodat de leverancier herkenningspunten heeft om de goederen binnen de procedure van dit proces te kunnen afhandelen. De volgende additionele informatie kunt u vermelden:

• De GS1-artikelcode die op de handelseenheid staat vermeld

• De artikelcode van de leverancier

• De artikelomschrijving

In de ‘Bevestiging verzoek tot retour’ en in het ‘Retourgoederenbericht’ worden de gegevens uit het ‘Verzoek tot retour’ ('dummy' GS1-artikelcode en additionele informatie) weer overgenomen en doorgegeven.

6.1.4 Terugzending zonder goederen

U vermeldt in de ‘Bevestiging verzoek tot retour’ dat u één of meerdere regels in het ‘Verzoek tot retour’ wil crediteren maar dat de goederen fysiek niet teruggestuurd moeten worden. U vermeldt daarvoor de volgende gegevens in de ‘Bevestiging verzoek tot retour’:

• Bij ‘Percentage creditering’ de betreffende waarde

• Bij ‘Aantal terug te sturen artikelen’ de waarde 0 (nul)

Bij een terugzending zonder goederen hanteert u als afnemer de volgende gebruiksregels:

• U stuurt altijd het ‘Retourgoederenbericht’, behalve indien u het ‘Verzoek tot retour’ annuleert met het bericht ‘Annulering verzoek tot retour’.

• In het ‘Retourgoederenbericht’ vermeldt u de waarde 0 (nul) bij ‘Aantal terug te sturen artikelen’.

• U stuurt ook het ‘Retourgoederenbericht’ indien de leverancier in de ‘Bevestiging verzoek tot retour’ heeft aangegeven dat alle artikelen uit het ‘Verzoek tot retour’ gecrediteerd worden maar niet hoeven teruggestuurd te worden. Bij ‘Aantal terug te sturen artikelen’ in het ‘Retourgoederenbericht’ vermeldt u dan de waarde 0 (nul).

Voor u als leverancier is het ontvangen van het ‘Retourgoederenbericht’ (met of zonder de waarde 0 (nul) bij ‘Aantal te sturen artikelen’) van belang voor het starten van de financiële afhandeling (creditnota).

6.1.5 Leverancier niet akkoord met reden in ‘verzoek tot retour’

U gaat als leverancier niet akkoord met de reden die in het ‘Verzoek tot retour’ door de afnemer is opgegeven.

De volgende gebruiksregels hanteert u in deze situatie:

• U vermeldt in de ‘Bevestiging verzoek tot retour’ in het vrije tekstveld de reden van de afwijzing
• U vermeldt bij ‘Percentage creditering’ en ‘Aantal terug te sturen artikelen’ de waarde 0 (nul).

Omdat de reden onder andere kan worden gebruikt om managementinformatie op te stellen voor bijvoorbeeld het beoordelen door de afnemer van de prestaties van een leverancier, is het voor u als leverancier van belang dat de juiste reden aan een terugzending wordt gekoppeld.

6.1.6 Afleveradres in ‘bevestiging verzoek tot retour’

In veel situaties worden de terug te sturen goederen opgehaald door de leverancier gelijktijdig met de levering van artikelen.

Bij een rechtstreekse terugzending tussen u en uw leverancier is het afleveradres niet nodig omdat de leverancier het transport organiseert en aan de transporteur aangeeft waar de zending moeten worden afgeleverd. Als de terugzending via een groupage- of crossdockcentrum verloopt, wordt het transport door u als afnemer georganiseerd. U heeft dan het adres van de leverancier nodig om aan te kunnen geven aan de transporteur/logistieke dienstverlener op welk adres de terug te sturen goederen moeten worden afgeleverd.

6.1.7 Samengesteld artikel

De consumenteneenheid kan uit meerdere onderdelen bestaan, bijvoorbeeld een kast of een badkamermeubel. Eén van de onderdelen blijkt beschadigd te zijn en u wilt deze terug sturen. De GS1-artikelcode (GTIN) van het onderdeel is echter niet bekend in uw assortimentsysteem, alleen de GS1-artikelcode (GTIN) van het totale pakket is bekend. Om het onderdeel terug te kunnen zenden handelt u op dezelfde wijze als is beschreven bij par. ‘Verzoek tot retour’ voor een onbekend artikel.

7 Orderafhandeling

Er bestaan binnen de bouw- en installatiesector drie manieren van orderafhandeling:

• Gewone order of afroeporder Afroeporders op een raamorder kunnen worden doorgegeven door in de order het raamcontractnummer op te geven;
• Crossdock-order Een crossdock order wordt ook wel een transito order genoemd. In een crossdock order worden goederen voor één eindbestemming besteld. Deze goederen worden verpakt per eindbestemming geleverd aan het distributiecentrum van de afnemer. Deze manier van orderafhandeling wordt ook wel 'service order' of 'receptorder' genoemd;
• Backhaul-/ of afhaalorder Een afnemer regelt bij backhauling zelf het transport van de goederen; de goederen worden opgehaald door de afnemer bij de leverancier. Bij zowel een normale order als een crossdock order kan sprake zijn van backhauling.

8 Order wijzigen

Het is mogelijk om (beperkt) een DICO order te wijzigen. Partijen moeten hiervoor onderling eerst afspreken dat ze dit accepteren van elkaar en dat dit technisch mogelijk is. Let op: dit is een uitbreiding op bestaande processen, hiervoor zult u mogelijk aanvullende afspraken onderling moeten maken.

8.1 Algemene afspraken

• De voorwaarden waaronder een order gewijzigd kan worden zijn vooraf bilateraal door de partijen afgestemd.
• Alleen levertijd, plaats kunnen door beide partijen gewijzigd worden.
• Het aantal kan alleen door de leverancier gewijzigd worden, indien deze niet volledig kan leveren. Zie hiervoor het proces van deelleveringen.

8.2 Leverancier

De leverancier heeft de mogelijkheid om, indien bilateraal afgestemd, de datum/tijd, aantal geleverde items of een vervangend artikel te leveren conform de bestaande methodiek. De leverancier gebruikt het orderbevestigingsbericht om de wijzigingen door te geven aan de klant. Zie hiervoor orderbevestigingsbericht; van de procesbeschrijving.

8.3 Bestellende partij

De bestellende partij kan slechts de leverdatum en leverplaats wijzigen. Het is niet mogelijk om aantallen van artikelen te wijzigen.

• Als bestellende partij kan men de leverdatum en leverplaats na het plaatsen van een order aanpassen.
• Het aanpassen van een order gebeurt door een order met hetzelfde ordernummer maar een andere datum/tijd te versturen. Dit betekent voor de leverancier dat de laatste (in tijd) order leidend is.
• Het verwijderen van artikelen kan alleen door het annuleren van de gehele order. Het annuleren van een order wordt niet via DICO gefaciliteerd en zal via e-mail of telefoon moeten gebeuren.
• Het ‘toevoegen’ van een artikel gebeurt door een nieuwe order te plaatsen met een nieuw order nummer. Het is aan de leverancier om deze orders slim te bundelen voor uitlevering.
• Partijen spreken bilateraal af tot wanneer een order geannuleerd kan worden.
• Bilateraal moet worden afgestemd tot wanneer een order aangepast kan worden.